ТТН – це первинний обліковий документ, який супроводжує вантаж під час автомобільного перевезення і підтверджує факт передачі товару від відправника до отримувача через перевізника. Без цього документа жодне законне перевезення автотранспортом в Україні не вважається оформленим належним чином.
Далі – конкретно про те, як це працює на практиці, що має бути в документі і які помилки обходяться дорожче за все.
Для чого потрібна товарно-транспортна накладна
ТТН одночасно виконує три функції:
- Договір між відправником і перевізником. Водій, підписуючи ТТН, підтверджує: вантаж прийнятий у належному стані, зобов’язання доставити – взяте.
- Первинний бухгалтерський документ. Відправник списує товар зі складу, отримувач ставить його на облік – обидві операції на підставі ТТН.
- Доказовий документ. У разі суперечок щодо кількості, якості або збереження вантажу ТТН – перший документ, до якого звертаються всі сторони.
Практично ТТН потрібна для:
- підтвердження законності перевезення при перевірці на дорозі;
- підстави для розрахунків між постачальником і покупцем;
- виставлення рахунку за транспортні послуги;
- розгляду претензій щодо втрати або пошкодження вантажу.
Коли оформлюється ТТН
ТТН складається до початку перевезення – тобто до завантаження. Документ є обов’язковим у таких випадках:
- перевезення товарів між постачальником та покупцем за участю перевізника;
- переміщення вантажу між складами або філіями компанії через найманий транспорт;
- доставка товарів у межах однієї або між різними областями України;
- перевезення товарів, що підлягають кількісному та якісному обліку.
Якщо підприємство перевозить власні товари між своїми об’єктами власним транспортом – питання обов’язковості ТТН вирішується залежно від конкретної господарської операції та вимог бухгалтерського обліку.
Хто заповнює товарно-транспортну накладну
Відповідальність за складання ТТН покладається на відправника вантажу. Саме він ініціює перевезення і зобов’язаний підготувати документ до навантаження.
На практиці оформленням може займатися перевізник або транспортно-експедиторська компанія – особливо якщо відправник не має відповідного ПЗ або досвіду. Підписують ТТН усі три сторони: відправник при завантаженні, водій при прийманні вантажу, отримувач при розвантаженні.
Якщо до перевезення залучений експедитор – він може брати на себе функцію складання транспортної документації. Daleth Group забезпечує повний документальний супровід вантажних перевезень: від оформлення ТТН до підготовки митних декларацій.
Які дані містить ТТН
ТТН складається з двох частин – товарної та транспортної.
Товарна частина
- повне найменування відправника та отримувача (назва підприємства, код ЄДРПОУ, адреса);
- назва, кількість, одиниця виміру та ціна товару;
- загальна вартість вантажу;
- маса брутто/нетто, кількість місць та вид упаковки;
- підпис та печатка відправника.
Транспортна частина
- реквізити перевізника (назва компанії або ПІБ ФОП);
- дані автомобіля: марка, державний номерний знак, номер причепа (за наявності);
- ПІБ водія та номер посвідчення;
- маршрут – пункт відправлення та пункт призначення;
- дата та час навантаження і розвантаження;
- підписи водія та отримувача при здачі вантажу.
Стандартна ТТН складається у трьох примірниках: перший – відправнику, другий – отримувачу, третій – перевізнику.
Основні види товарно-транспортних накладних
Типова форма № 1-ТН – стандартна ТТН для перевезення звичайних вантажів автомобільним транспортом. Використовується для більшості господарських операцій.
Спеціалізовані форми – для перевезення небезпечних вантажів (ADR), наливних матеріалів, будівельних вантажів (щебінь, пісок, бетон), товарів, що швидко псуються, або тварин. Містять додаткові реквізити, специфічні для відповідного типу вантажу.
CMR-накладна – міжнародний аналог ТТН для автомобільних перевезень між країнами-підписантами Конвенції CMR. Daleth Group використовує CMR при організації міжнародних перевезень та вантажних перевезень з Казахстану.
Як правильно заповнити ТТН
Кілька обов’язкових вимог:
- документ заповнюється розбірливо, без виправлень і підчисток (якщо виправлення неминуче – засвідчується підписом і датою);
- всі вартісні показники – у гривнях;
- назва товару має збігатися з назвою в накладній та рахунку-фактурі;
- вага вказується як брутто (з упаковкою) та нетто (без упаковки);
- підписи всіх трьох сторін є обов’язковими – без підпису хоча б однієї сторони документ не матиме юридичної сили;
- печатки для юридичних осіб бажані, хоча з 2017 року не є обов’язковими.
Перед відправленням – звірте дані ТТН із рахунком, специфікацією та договором поставки. Будь-яка розбіжність може стати підставою для затримки вантажу або відмови у прийнятті товару на склад.
Електронна ТТН: що потрібно знати
З 2019 року в Україні запроваджено систему електронних ТТН (е-ТТН). Вона має таку саму юридичну силу, що й паперова, за умови підписання кваліфікованим електронним підписом (КЕП) усіма сторонами.
Переваги е-ТТН: швидке оформлення без друку та фізичного підпису, зручне зберігання в цифровому архіві, автоматична передача даних до систем бухгалтерського обліку, зниження ризику втрати документа.
Для роботи з е-ТТН потрібен КЕП від акредитованого центру сертифікації та підключення до відповідної платформи електронного документообігу. Більшість великих логістичних компаній та транспортних операторів в Україні вже перейшли або переходять на електронний формат.
Чим ТТН відрізняється від видаткової накладної
Два різних документи, які часто плутають.
Видаткова накладна – підтверджує факт продажу або передачі товару від продавця до покупця. Фіксує комерційну операцію, є підставою для бухгалтерського обліку ТМЦ.
ТТН – підтверджує факт фізичного переміщення вантажу автомобілем. Фіксує транспортну операцію, є підставою для розрахунків із перевізником.
Простіше: видаткова накладна відповідає на питання «що і кому продано», ТТН – «як і ким доставлено». При самовивозі, коли покупець забирає товар власним транспортом, ТТН може не оформлюватися – достатньо видаткової накладної.
Типові помилки при оформленні ТТН
| Помилка | Наслідки | Як уникнути |
| Розбіжність у назві товару між ТТН, рахунком та договором | Затримка при прийманні, проблеми під час перевірок | Звіряти дані перед відправленням |
| Невірно вказана вага або кількість місць | Претензії при розвантаженні | Зважувати та перераховувати до оформлення |
| Відсутність підпису отримувача | Неможливо підтвердити факт доставки | Контролювати підпис при розвантаженні |
| Неправильно зазначений маршрут | Критично при міжрегіональних перевезеннях і перевірках | Перевіряти маршрут до друку документа |
| Відсутність даних про водія або ТЗ | Документ може бути визнаний недійсним | Заповнювати всі поля транспортної частини |
| Виправлення без засвідчення | Документ стає юридично сумнівним | Засвідчувати будь-яке виправлення підписом і датою |
Відповідальність за відсутність або неправильне оформлення ТТН
Прямої заборони на рух без ТТН немає – але наслідки практичні та відчутні:
- при перевірці на дорозі відсутність ТТН дає підстави для затримки ТЗ та перевірки законності вантажу;
- без ТТН неможливо правомірно списати товар зі складу відправника та оприбуткувати його у отримувача – проблеми з бухгалтерським і податковим обліком гарантовані;
- у разі пошкодження або втрати вантажу довести факт передачі товару перевізнику та обсяг претензій без ТТН буде вкрай складно.
Відповідальність може виражатися у штрафних санкціях за порушення правил перевезення, відмові у відшкодуванні збитків та податкових донарахуваннях за операціями без первинних документів.
Як ТТН використовується в логістиці та бухгалтерії
У логістичному процесі ТТН – інструмент контролю руху вантажу. Диспетчер відстежує статус перевезення саме через ТТН: дата та час завантаження, маршрут, контакти водія. При будь-якому питанні щодо доставки ТТН – перший документ для всіх учасників ланцюга.
У бухгалтерії ТТН є підставою для проводок: відправник списує товар з рахунку 28 (товари) або 26 (готова продукція), перевізник нараховує дохід за послугу, отримувач оприбутковує товар на склад. Без цього документа жодна з цих операцій не має підтвердження – порушення вимог бухгалтерського обліку.
Для компаній, що працюють із міжнародними перевезеннями, паперовий документообіг доповнюється електронними форматами та інтегрується з митними системами, що прискорює проходження кордонів і скорочує час на адміністрування.
Висновок
ТТН – документ, без якого перевезення вантажу автомобілем не можна вважати юридично оформленим. Він захищає інтереси всіх трьох сторін, є підставою для бухгалтерських проводок і інструментом контролю при перевірках. Правильне оформлення – не формальність, а умова законної та прозорої логістики.
Daleth Group забезпечує повний документальний супровід вантажних перевезень: від складання транспортної документації до організації митного оформлення. Якщо потрібна консультація щодо оформлення документів або організації перевезення – зверніться до наших спеціалістів.
FAQ
Що таке ТТН простими словами?
Документ, який підтверджує: певний товар у визначеній кількості переданий перевізнику для доставки від відправника до отримувача. Одночасно – договір перевезення та первинний бухгалтерський документ.
Для чого потрібна товарно-транспортна накладна?
Для підтвердження законності перевезення, списання товару зі складу відправника, оприбуткування у отримувача та розрахунків з перевізником.
Хто повинен оформлювати ТТН?
Відповідальність за складання – на відправнику. На практиці цим може займатися перевізник або логістичний оператор.
Коли потрібно оформлювати товарно-транспортну накладну?
До початку перевезення – до завантаження транспортного засобу.
Які дані обов’язково мають бути в ТТН?
Реквізити відправника та отримувача, опис вантажу (назва, кількість, вага), дані перевізника та водія, маршрут, підписи всіх трьох сторін.
Чи можна перевозити вантаж без ТТН?
Прямої заборони немає, але відсутність ТТН призводить до проблем із бухгалтерським обліком, ускладнює перевірки на дорогах та позбавляє сторін документального підтвердження у разі суперечок.